4. Espacios Efímeros (#EspaciosEfímeros4)

¿Qué entendemos por espacios efímeros?


Un espacio efímero es cualquier área o estructura cuya duración es limitada y generalmente corta, como su propio nombre indica. Son espacios cuya creación implica una labor de construcción y montaje, pero que tienen una fecha de caducidad variable. Por ejemplo, en el caso del stand de una feria, el espacio efímero dura unos pocos días generalmente, pero en el caso de una exposición, el espacio puede durar semanas o incluso meses.

En el mundo de la creatividad, los espacios efímeros pueden estar destinados a la promoción de productos o servicios concretos de una empresa (marketing), o a las labores de comunicación de una compañía. Por tanto, en muchas ocasiones los espacios efímeros son un área dedicada a un modelo de negocio B2B2C.

Podemos distinguir tres tipos de espacios efímeros habituales, aunque pueden ser muchos más. En primer lugar, uno de los espacios más demandados a las agencias de creatividad son los stands de ferias, algo utilizado por empresas de cualquier sector. En segundo lugar, están los ámbitos o exposiciones más o menos duraderas. Y, en tercer lugar, los espacios situados en superficies comerciales, como por ejemplo un corner promocional en una tienda o en un supermercado.

Aquí nos centraremos en los stands de feria, uno de los servicios que más trabajamos y que además refleja bastante bien todas las características de un espacio efímero.

Proceso de creación de un espacio efímero


Cuando un cliente demanda un espacio efímero, un estudio de diseño y creatividad divide el proyecto en dos trabajos fundamentales desde que se proyecta el espacio hasta que este se entrega finalmente al cliente: el proceso de diseño y creatividad, y el proceso de producción.

Diseño y creatividad.

Una vez que el cliente ha transmitido a los creativos el briefing, se comienza a proyectar el diseño del espacio efímero, teniendo en cuenta las características de los productos o servicios que se van a exponer. Por eso, primero se deben conocer dichos productos o servicios. No es lo mismo realizar un stand para una constructora que para una empresa de alimentación, para una agencia de viajes, o para una institución educativa. Cada compañía demanda unos servicios distintos en función de sus necesidades. Por tanto, la primera labor del creativo es estar bien informado sobre las características de la empresa que ha encargado el espacio efímero, sus productos o servicios, y lo que quiere comunicar en su espacio.

Lo segundo que hay que tener en cuenta es que cualquier espacio tiene su itinerario, a partir del cual se transmite un determinado mensaje de una forma principalmente visual. En un stand de feria, por ejemplo, el itinerario es más complejo de lo que puede parecer a simple vista. Generalmente habrá un lugar de recepción para los potenciales clientes interesados en el stand, otro de información, donde los clientes pueden conocer a la compañía y las características de sus productos o servicios, y otro lugar reservado para la exposición de estos. Estas tres partes tienen que estar bien orquestadas, dotando al itinerario de un sentido lógico. Además, muchas veces las empresas necesitan un cuarto espacio en el stand para sus labores comerciales y de comunicación.

El diseño de un espacio de estas características suele presentarse mediante un proyecto 3D, e incluso a veces se realiza un itinerario digital guiado para poder adentrarse en el espacio. Conviene hacer una presentación exhaustiva para que el cliente observe de la forma más completa posible el resultado final. Para ello hay que ofrecer vistas “a pie de tierra”, aéreas, traseras, interiores… Cualquier diseño debe contar con un estudio planimétrico importante (plantas, alzados, perfiles y detalles estructurales). En definitiva, hay que hacer una memoria descriptiva que contemple cualquier detalle del espacio.

Tampoco hay que pasar por alto la inclusión de todos los servicios que puedan estar presentes en el espacio, tales como servicios eléctricos, de catering, de azafatas, fontanería, almacenamiento, servicios informáticos… Sin olvidar pequeños detalles relativos a la comodidad del cliente como percheros, enchufes, asientos, o elementos decorativos de segundo orden como plantas. Por otro lado, hay que tener especialmente en cuenta la iluminación del espacio; la luz es determinante y sirve para comunicar igualmente.

La complejidad de un espacio efímero puede variar. Hay veces que se necesita el trabajo de profesionales especializados. Por ejemplo, cuando se construye una estructura con varias plantas, esta no solo debe ser llamativa (trabajo de los creativos), sino que debe ser funcional, por lo que se exige la participación de un arquitecto. Al fin y al cabo, un espacio efímero es una construcción. Cuando una estructura aérea tiene unas dimensiones considerables, por ejemplo, 5 metros de altura, el espacio debe tener detrás un estudio de pesos y volúmenes para funcionar correctamente. En muchos casos se necesita incluso una certificación del colegio de arquitectos.

Producción

En los espacios efímeros, el trabajo de producción cumple un papel protagonista. Es un servicio clave, que suele abarcar la mayor parte del presupuesto en un proyecto. En el trabajo de producción se contemplan dos fases: la preproducción y la producción propiamente dicha.

En la preproducción se prepara todo lo necesario para la realización del espacio antes de producirlo y entregárselo al cliente. Son labores de preproducción todos los trámites previos a la realización del espacio, tales como las prospecciones y la búsqueda del lugar donde realizar el espacio, o la consecución de los permisos pertinentes. En esta fase hay que tener en cuenta muchas cosas. Por ejemplo, a veces en el espacio hay elementos interactivos, por lo que hay que contemplar la versatilidad que se le puede exigir al espacio.

Por otra parte, es bastante común que un espacio efímero sea parte de un todo, de un proyecto global 360 que incluya identidad corporativa, trabajos online, servicios audiovisuales y editoriales… En la preproducción hay que tener en cuenta esto para no olvidar todas las premisas y las opciones que se presentan a la hora de realizar el espacio.

En la fase de preproducción se realiza además un presupuesto general donde se contempla todo, desde las dietas de las personas que van a participar en la producción del espacio hasta el más mínimo detalle decorativo.

Se debe tener un documento donde se incluye todo, y donde nada se deja al azar. En la preproducción se realizan también todas las contrataciones de servicios que vayan a participar en el espacio in situ, como servicios de electricidad, limpieza, maquinaria de carga, logística y montaje.

Por otro lado, en la fase de producción intervienen todas las labores que desembocan en la realización y entrega final del espacio. Forman parte de la producción la subcontratación de todos los oficios necesarios habituales, tales como pintura, electricidad, fontanería, transporte, montaje, telecomunicaciones, informática, pantallas, y carpintería.

Este último es el oficio más demandado en la producción de un espacio, ya que, al tratarse de espacios efímeros, los materiales de construcción de las estructuras suelen limitarse a maderas, plásticos o cartones, en general materiales de fácil montaje y desmontaje.

Además, en el caso de los stands de feria, tanto la preproducción como la producción deben tener especialmente en cuenta todas las especificaciones (medidas, dimensiones, horarios) y normativas que la dirección y la organización del lugar han puesto a disposición de los expositores.

En las labores de producción también se incluye generalmente un servicio de mantenimiento y supervisión durante todo el tiempo del espacio efímero, ya que hay elementos que es necesario reemplazar, arreglar, reponer o vigilar. Por tanto, el responsable de producción está presente durante la duración del evento para realizar esta labor.

La producción es el culmen de todo el trabajo previo, por lo que en esta fase se debe seguir hasta el más mínimo detalle que haya sido contemplado en los procesos de diseño y creatividad y de preproducción. Además, la producción implica algo importante, a saber, la resolución de todos los imprevistos que suelen aparecer en los trabajos de transporte y montaje. Es algo habitual, y la labor de los responsables de producción es estar preparados para reaccionar lo más rápido posible y ofrecer soluciones a cualquier problema, contratiempo, o incluso cambios de última hora.

La producción inicia y acaba el trabajo in situ, y además lo entrega finalizado al cliente. Por eso un responsable de producción debe tener dos cualidades: versatilidad para solucionar imprevistos, y firmeza para ser fiel al proyecto original. El responsable de producción es el que se comunica directamente con el cliente, coordina los oficios, tiene características de ejecutivo de cuentas (comerciales)… Por eso debe conducir el trabajo por el mejor camino posible, combinando versatilidad con funcionalidad.

En última instancia, la producción tiene que conseguir que la experiencia del cliente final sea buena. Un estudio de creatividad participa generalmente de un modelo B2B2C, es decir, nuestro cliente es una empresa, que a su vez tienen clientes que pueden ser otras empresas o consumidores finales. Los espacios efímeros no dejan de ser en la inmensa mayoría de los casos elementos de apoyo al marketing de una compañía.

El éxito comercial del espacio efímero supondrá el éxito de la empresa en cuestión y, por tanto, también de los creativos. Por eso toda la cadena de trabajo, en la que participan varias empresas, debe ser una experiencia óptima.

Para Creartelia, este es uno de sus servicios más relevantes, porque suele conjugar otras áreas de negocio que implican al diseño y a la creatividad.

Ejemplo de espacio efímero: Stand de Geek+, SITL (Semaine de l'innovation Transport & Logistique), París Nord Villepint (5-8 abril 2022)


Geek+ es una empresa multinacional de origen chino dedicada a ofrecer soluciones de ingeniería para un almacenamiento eficiente y para la gestión de logística en almacenes. Sus productos y servicios son variados: robots, software, picking, sorting, smart forklift…

Geek+ se define así en su página web:

“Geek+ es una empresa de tecnología global especializada en logística inteligente. Aplicamos tecnologías avanzadas de robótica e inteligencia artificial para crear soluciones para operaciones de almacén y fábrica”.

“Con la llegada del comercio electrónico y la demanda de un manejo de mercancías más rápido y flexible, los operadores de almacén y producción se enfrentan en la actualidad a desafíos de logísticos y de producción cada vez más complejos. Velocidad, diversificación de productos, entrega en el mismo día, volumen, seguridad… Estas preocupaciones están afectando a una amplia gama de industrias, desde la indumentaria,  comercio minorista, automotriz, hasta las industrias electrónica, energética y farmacéutica”.

“Geek+ se fundó para ser la solución a estos problemas. Hacemos que la logística sea económica, eficiente, flexible, segura y ágil. Nuestra visión es establecer una cadena de suministro inteligente y completamente automatizada a nivel mundial”.

Geek+ encargó a Creartelia un stand para la feria de logística SITL 2022 en París, donde se iban a exponer tres robots. Se necesitaba un espacio de recepción y otro de atención al cliente con mesas, además de un pequeño lugar de almacenamiento. Se trataba de un espacio de 84 metros cuadrados, en el que había una parte especialmente importante, la zona de exposición y demostración de los productos de Geek+.

En el stand también se colocó una pantalla de considerables dimensiones donde se podían poner vídeos corporativos de la compañía.

Además, como Geek+ es una empresa emergente en los mercados europeos, era importante que su marca fuese visible y estuviese presente en todas las vistas del stand.

Por último, hay que destacar que este proyecto ha sido un buen ejemplo de eficacia y trabajo en equipo. Gracias a la buena sintonía y comunicación entre Creartelia y Geek+, en la fase de producción se han solucionado de forma satisfactoria los imprevistos de última hora. Como consecuencia de ello, el trabajo ha sido un verdadero éxito.

Página web de Geek+Stand de Geek+ en SITL 2022
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