Un espacio efímero es cualquier área o estructura cuya duración es limitada y generalmente corta, como su propio nombre indica. Son espacios cuya creación implica una labor de construcción y montaje, pero que tienen una fecha de caducidad variable. Por ejemplo, en el caso del stand de una feria, el espacio efímero dura unos pocos días generalmente, pero en el caso de una exposición, el espacio puede durar semanas o incluso meses.

En el mundo de la creatividad, los espacios efímeros pueden estar destinados a la promoción de productos o servicios concretos de una empresa (marketing), o a las labores de comunicación de una compañía. Por tanto, en muchas ocasiones los espacios efímeros son un área dedicada a un modelo de negocio B2B2C.

Podemos distinguir tres tipos de espacios efímeros habituales, aunque pueden ser muchos más. En primer lugar, uno de los espacios más demandados a las agencias de creatividad son los stands de ferias, algo utilizado por empresas de cualquier sector. En segundo lugar, están los ámbitos o exposiciones más o menos duraderas. Y, en tercer lugar, los espacios situados en superficies comerciales, como por ejemplo un corner promocional en una tienda o en un supermercado.

Aquí nos centraremos en los stands de feria, uno de los servicios que más trabajamos y que además refleja bastante bien todas las características de un espacio efímero.

Cuando un cliente demanda un espacio efímero, un estudio de diseño y creatividad divide el proyecto en dos trabajos fundamentales desde que se proyecta el espacio hasta que este se entrega finalmente al cliente: el proceso de diseño y creatividad, y el proceso de producción.

Diseño y creatividad.

Una vez que el cliente ha transmitido a los creativos el briefing, se comienza a proyectar el diseño del espacio efímero, teniendo en cuenta las características de los productos o servicios que se van a exponer. Por eso, primero se deben conocer dichos productos o servicios. No es lo mismo realizar un stand para una constructora que para una empresa de alimentación, para una agencia de viajes, o para una institución educativa. Cada compañía demanda unos servicios distintos en función de sus necesidades. Por tanto, la primera labor del creativo es estar bien informado sobre las características de la empresa que ha encargado el espacio efímero, sus productos o servicios, y lo que quiere comunicar en su espacio.

Lo segundo que hay que tener en cuenta es que cualquier espacio tiene su itinerario, a partir del cual se transmite un determinado mensaje de una forma principalmente visual. En un stand de feria, por ejemplo, el itinerario es más complejo de lo que puede parecer a simple vista. Generalmente habrá un lugar de recepción para los potenciales clientes interesados en el stand, otro de información, donde los clientes pueden conocer a la compañía y las características de sus productos o servicios, y otro lugar reservado para la exposición de estos. Estas tres partes tienen que estar bien orquestadas, dotando al itinerario de un sentido lógico. Además, muchas veces las empresas necesitan un cuarto espacio en el stand para sus labores comerciales y de comunicación.

El diseño de un espacio de estas características suele presentarse mediante un proyecto 3D, e incluso a veces se realiza un itinerario digital guiado para poder adentrarse en el espacio. Conviene hacer una presentación exhaustiva para que el cliente observe de la forma más completa posible el resultado final. Para ello hay que ofrecer vistas “a pie de tierra”, aéreas, traseras, interiores… Cualquier diseño debe contar con un estudio planimétrico importante (plantas, alzados, perfiles y detalles estructurales). En definitiva, hay que hacer una memoria descriptiva que contemple cualquier detalle del espacio.

Tampoco hay que pasar por alto la inclusión de todos los servicios que puedan estar presentes en el espacio, tales como servicios eléctricos, de catering, de azafatas, fontanería, almacenamiento, servicios informáticos… Sin olvidar pequeños detalles relativos a la comodidad del cliente como percheros, enchufes, asientos, o elementos decorativos de segundo orden como plantas. Por otro lado, hay que tener especialmente en cuenta la iluminación del espacio; la luz es determinante y sirve para comunicar igualmente.

La complejidad de un espacio efímero puede variar. Hay veces que se necesita el trabajo de profesionales especializados. Por ejemplo, cuando se construye una estructura con varias plantas, esta no solo debe ser llamativa (trabajo de los creativos), sino que debe ser funcional, por lo que se exige la participación de un arquitecto. Al fin y al cabo, un espacio efímero es una construcción. Cuando una estructura aérea tiene unas dimensiones considerables, por ejemplo, 5 metros de altura, el espacio debe tener detrás un estudio de pesos y volúmenes para funcionar correctamente. En muchos casos se necesita incluso una certificación del colegio de arquitectos.

Producción

En los espacios efímeros, el trabajo de producción cumple un papel protagonista. Es un servicio clave, que suele abarcar la mayor parte del presupuesto en un proyecto. En el trabajo de producción se contemplan dos fases: la preproducción y la producción propiamente dicha.

En la preproducción se prepara todo lo necesario para la realización del espacio antes de producirlo y entregárselo al cliente. Son labores de preproducción todos los trámites previos a la realización del espacio, tales como las prospecciones y la búsqueda del lugar donde realizar el espacio, o la consecución de los permisos pertinentes. En esta fase hay que tener en cuenta muchas cosas. Por ejemplo, a veces en el espacio hay elementos interactivos, por lo que hay que contemplar la versatilidad que se le puede exigir al espacio.

Por otra parte, es bastante común que un espacio efímero sea parte de un todo, de un proyecto global 360 que incluya identidad corporativa, trabajos online, servicios audiovisuales y editoriales… En la preproducción hay que tener en cuenta esto para no olvidar todas las premisas y las opciones que se presentan a la hora de realizar el espacio.

En la fase de preproducción se realiza además un presupuesto general donde se contempla todo, desde las dietas de las personas que van a participar en la producción del espacio hasta el más mínimo detalle decorativo.